浦东新区档案局顺利颁发首张竣工档案验收电子合格证

2018年4月25日上午，中国船级社上海分社上海规范科研综合楼项目的负责人收到来自浦东新区档案局的短信提醒，随后登录“浦东新区建设项目档案信息报送平台”，收到了来自浦东新区档案局的竣工档案验收合格电子证书，并通过微信“扫一扫”功能进行了防伪验证，整个过程真正实现了“一次不跑办事窗口”的“取证之旅”。这是浦东新区试行工程建设项目竣工档案验收合格证电子化发证后颁发的首张电子证书，其法律效力等同于纸质证书。首个成功案例的出炉，标志着浦东新区正式实现竣工档案验收行政审批事项“全程网办”，与此同时，行政审批时限由法定的20个工作日压缩到此前的10个工作日之后，再次缩短为5个工作日，进一步实现了审批提速。

平台生成竣工档案验收电子合格证

上门调研，聚焦竣工档案在线验收“最后一公里”

2月初以来，根据浦东新区关于开展 “不忘初心、牢记使命，勇当新时代排头兵、先行者”大调研精神，区档案局紧紧围绕行业需求开展了档案工作专项调研。在对重大工程项目建设单位开展调研过程中，多家单位提出“能否将建设工程竣工档案验收‘只跑一次’变为‘一次不跑’，进一步降低建设单位办事的时间、经济成本？”。早在2013年，区档案局依托自主研发的“建设项目档案信息报送平台”系统，已实现了“网上办理、只跑一次”，即建设单位在网上即可进行项目信息登记、节点和进度填报、档案督导和验收申请等环节，但由于市城建档案管理部门统一监制使用的《上海市建设项目（工程）档案验收合格证》为纸质，建设单位仍需上门领取实体合格证，使一些办公地点较远、项目档案收集整理任务较重的单位感到不便。

主动协调，实现“先行先试”的政策配套

“企业的需求就是我们的追求。”听到调研组带回局内的企业呼声，局长许建军、副局长费美荣立即组织业务督导、信息技术等部门开展专题研讨，抓紧着手解决这一问题。大家反复比较了邮寄送达、公告送达等传统方式的利弊，最终从时代趋势、经济成本、发证效率、安全性等多因素综合考虑，依托浦东新区档案工作长期以来较好的信息化基础，确定了“电子化出证、信息化推送”的思路。

“战略”明确后，还有一道“战术”难题横亘在区档案局面前——“如何打破业界长期沿用的纸质证书惯例，实行电子化发证？”局内经过充分准备后，3月13日，费美荣带领业务督导办人员主动拜访上海市规土局档案管理办公室、上海市城建档案管理部门协商此事。听取了浦东新区关于竣工档案验收工作现状及企业呼声等情况介绍后，市城建档案管理部门给出口径：“浦东可发扬‘先行先试、敢为人先’的精神，积极探索、创新引领，率先试行竣工档案验收电子化发证，经验成熟后在全市推广。”在上级业务部门的支持下，电子化发证有了“合法”地位和效力，顺利实现了政策配套。

技术攻关，把梦想照进现实

一项档案服务创新举措的推行，必须依靠政策和技术双管齐下的配套才能最终落地。针对“如何保证全程网办流程的顺畅、如何防止伪造”这两个核心技术问题，区档案局首先对档案验收合格证（电子证）的生成推送流程进行梳理和优化，打造审批流程闭环，确保审批手续的完备与合规，然后开展电子防伪技术攻关。

针对前者，经过紧锣密鼓的工作，顺利完成了流程升级改造，局内审批流程结束后，业务督导人员只需点击“电子发证”按钮，后台即可自动抓取建设单位填写的申报信息，生成“建设工程竣工档案验收合格决定书”和“上海市建设项目（工程）档案验收合格证”两份电子证书，并自动载入“建设项目档案信息报送平台”，同时短信提醒建设单位到平台下载，平台同步向浦东新区政务信息平台发送行政审批信息公告。建设单位下载电子证书后，平台会自动向档案局业务人员发送《送达回执》，完成电子证书送达程序。整个流程所形成的电子文档都带有电子签章，同步实现在线归档。

针对后者，信息技术部门在防伪上投入巧心思。2013年起，区档案局自主研发的电子签章技术开始用于档案证明材料的数字防伪，使用者可在签章上方的网址中输入签章底部的验证码来核验档案的真伪。现在又将此项已成熟运用的防伪技术融入电子化发证中，并结合时下流行的二维码和数字水印技术，在电子证书上布满“上海市浦东新区城建档案管理中心”水印，以防篡改，同时在右上角设置二维码，使用者使用微信或“浦东档案”APP“扫一扫”功能，即可完成真伪验证。

全程网办、不跑窗口、在线归档

经过几番联网测试，电子证书顺利出签，“电子化发证”蓄势待发。4月20日，首家“尝鲜”单位中国船级社上海分社承建的上海规范科研综合楼项目在平台上提出验收申请。区档案局业务督导部门接收申请后，立即组织档案验收，验收合格后在三个工作日内完成了审批流程的网上流转。工程项目建设单位档案干部在案头轻点鼠标键盘即可接收到电子化证书并打印出来，省却了拨冗跑腿的麻烦，不禁赞叹搭上了信息化快车的档案行政审批更高效、更简化、更便捷了！

合格证送达回执                                                   电子签章验证页面

同时，竣工档案验收审批“全程网办”实现了全程同步在线归档，在为群众带来便利、为企业带来实惠的同时，在推进无纸化办公上也迈出了坚实一步，契合当下电子档案“单套制”管理的发展趋势。

下一阶段，浦东新区档案局将继续坚持问题导向、创新驱动，立足新时代需求，进一步提高档案工作的信息化水平和智慧化程度，积极总结、归纳可复制推广的经验和模式，促进档案行政审批、监督指导不断提速增效，打响浦东档案品牌！

（浦东新区档案局 王珺、朱超、高翔）