浦东新区基层档案管理与监督指导跨入“云时代”

随着电子政务建设的蓬勃发展和档案信息化进程的不断推进，浦东新区各建档单位正在加速由传统档案室转型升级为数字档案室，《浦东新区档案事业发展“十三五”规划》明确提出了新区一级建档单位“50%以上档案室达到数字档案室标准”的目标。为更好地引领和规范全区数字档案室建设，浦东新区档案局于2017年1月11日举办了“政务云”版本文档一体化信息系统培训会，全区使用文档一体化系统的98家进馆单位共130余人参加了培训。此次培训会对系统的建设背景、部署应用情况和下一步工作要求进行了全面的讲解和动员，并作了各功能模块的技术操作演示，为各单位今后的实践应用打下了基础。

浦东新区文档一体化系统自2005年启用以来已有十余年，对于推动全区档案管理信息化、现代化进程发挥了重要作用，但也逐渐显露出与当前档案管理模式和要求不相适应的问题。为了适应“互联网+”时代背景下区域档案资源共享利用的需求，浦东新区档案局自2016年以来，从档案管理和档案业务监督指导融入浦东新区“政务云”整体布局的思路，着手研究文档一体化系统的升级优化，经过“三级跳”的发展过程，基本建成了“政务云”版本文档一体化系统。

一是硬件环境升级，实现硬件服务支撑与管理模式的统一。 “政务云”版本文档一体化系统打破了旧版系统的单机运行环境，通过统一硬件支撑和联网运行，实现了网络化的统一管理，将各单位原先“各自为政”的个性化、多版本系统加以整合，建成全区统一用户单位管理、分单位授权的管理模式。

二是软件系统升级，实现精简、高效、人性化的使用感受和运维服务。 “政务云”版本文档一体化系统对旧版系统进行了精简化，将原先使用率极低的著录字段、操作功能进行删减和改进，使新系统的操作使用更加便捷、高效、人性化。同时，“政务云”版本文档一体化系统改变了旧系统单机版需要逐一定点上门运维的低效率，通过云端实现在线运维，从而更及时、更有针对性地进行软件的优化完善。

三是监督指导方式升级，实现了突破时间、空间、层级限制的“无极限”在线监督指导。 “政务云”版本文档一体化系统中增加了全新的监督指导模块，系统用户单位在本单位登陆系统进行档案著录后，档案局的业务督导人员即可通过相应的权限进行在线浏览和在线指导，并将指导纪录以电子邮件的方式在系统中发送至被指导单位。所有的指导纪录都将以电子文件的形式记录在案，有利于指导人员对整改问题的后续监督，或是形成案例分析供全区建档单位学习。

此次培训既是一次文档一体化系统升级优化的业务培训，更标志着全区档案管理和档案业务监督指导模式接轨“云时代”的变革与转折，为全区开展数字档案室建设奠定了技术基础。

（浦东新区档案局 郭婧）