数万“死档”沉睡代管机构 人事档案用时方知重要

曾经的档案保存形式有了新突破，电子档案数字化管理将更方便档案查询。

　　一名有着数十年工龄、有过多次跳槽经历的优秀人才，很可能在再次高就时因找不到自己的档案而被拦在高薪工作的门外。实际上，其档案长期“躺”在某档案管理机构里而不自知。业内人士估计，上海全市至少有数万份这样长期“沉睡”在管理机构的人事档案（不包括退休、死亡和长时间出国等人员长期存放的人事档案），这些档案被称为“死档”。

　　昨天，记者从市人才服务中心了解到，目前人才服务中心正在建电子人事档案，市和区县人才中心的人事档案将联网，今后在市或任何区县的人才中心，可以直接查阅存放在人才中心人事档案中的全部内容，无需来回奔波。这将大大方便人事档案查询。

　　 各机构存有数百万件档案

　　业内估计，除了存放在本单位的人事档案，上海存放在市或区县人才中心、区县就业促进中心、市学生事务中心、部分行业人才服务机构等代管的人事档案总量有数百万件，仅市和区县的人才中心就管理着50多万件人事档案。

　　“从上世纪九十年代开始，随着国企改革的深入以及大量外资、民营企业应运而生，人事档案逐步走出唯单位管理的传统管理模式，人事档案代管业务也逐渐红火。”一名从事了20多年人事管理的老职工回忆，大量国企员工离开国企后，其人事档案被转入市或区县人才中心、区县就促中心或行业人才服务机构管理，很多大学生毕业后暂时没有找到工作，其档案则由市教委学生事务中心管理。大量劳务派遣人员、人事代理人员的人事档案也由上述档案管理机构管理。

　　数百万件的存放量，使这些人事档案管理机构的业务查阅量非常大。据市人才中心统计，每天业务查阅总量在100至150人次，查阅需求包括入职政审、公证、入户口、学历认证、1992年前的工龄查询、存放职称档案等。该查阅量还不包括区县人才中心的查阅量。

　　 市人才中心开通网上查询

　　是否有一种简便的方法，能在短时间内帮忙找到自己的档案？记者昨天咨询了多个相关部门后得知，目前没有一个统一的办法，使档案查找人可以通过一个电话或上网立即查询到档案所在地。查询者需要根据读过书的学校、工作过的单位提供的线索，逐一查找。

　　不过，市人才中心已经开通网上查询，登录市人才中心网站，而后点击“人事档案委托管理”窗口，输入身份证号，就可以知道自己的档案是否在市或区县人才中心。

　　据记者了解，市人才中心正在建电子人事档案，年内存放在该中心的25万件人事档案全部实现数字化。与此同时，区县的人才中心人事档案管理也正在逐步数字化，崇明已经全部建成电子人事档案。建电子人事档案的最大益处在于大大方便了档案查找人查找人事档案。也就是说，电子档案建成后，存放在市和区县的约55万份人事档案可以联网，档案查找人提出申请，获批后，就可以在所在的区县人才中心查阅需要的人事档案中的全部信息。

　　 案例1

　　 换了4家单位后档案“失踪”

　　有了专门的管理机构，应该说知道自己档案的存放地和查阅人事档案不应有问题，但事情并没有这么简单。

　　张小姐因新录用单位要查阅她的人事档案而急得团团转。“我1998年大学毕业，之后换过4家单位。期间我从未去过问自己的人事档案，也不知道人事档案存放在哪儿。”张小姐表示，她最近跳槽到一家新单位，该单位要了解自己的履历，因此要查阅她的人事档案，可自己实在不知道档案存放在哪里。去过人才中心，也去过就促中心，对方都表示“没有”。

　　其实，与张小姐有类似遭遇的人不在少数。昨天，一名男士也在市人才中心查找自己的档案，好在经过工作人员的努力，这名刘姓先生的人事档案很快被发现存放在某区的人才中心。

　　 案例2

　　 海归博士因“死档”错失国企总监职位

　　事实上，“死档”已经让不少人吃尽苦头，这其中包括失去了工作机会、延长入沪时间、失去本该多得的养老金等等。

　　钱先生是一名海归人士，经过多年深造之后，今年他带着博士桂冠荣归故里。在回沪之前，钱先生在网上获得应聘一家知名国企总监的机会。本来是很顺利的事情，却因为应聘企业看不到他的人事档案，而不考虑录用，这使他的心情差到极点。

　　据钱先生回忆，自己于上世纪九十年代大学毕业，然后进入一家外资企业工作，之后因为有应聘某企业部门经理的机会，他放弃了这家外资企业的工作，“之后我又跳过3次槽，总共在5家单位工作过，再之后就出国读书深造了”。

　　“第一份工作那家外资公司的人事主管告诉我，我的人事档案由一家人事机构代为保管，直到出国，我都没有把自己的人事档案放在心上，连那家保管机构的名字也没有问清楚，直到这次回国应聘，才想起人事档案这件事。”

　　钱先生说，他曾试图寻找那位外资企业的人事主管，但该主管连同该公司都已不知去向。而原先工作过的那些单位，不是原单位找不到了，就是原单位人事部门说没有收到过他的人事档案。钱先生肯定，自己的人事档案一定“躲藏”在一家管理机构里，“我的档案就是一份‘死档’”。

　　 [提醒]

　　 忽视自己的人事档案，后遗症往往不可小视

　　就促中心一名工作人员表示，与以往只存放在单位不同，现在的人事档案很可能随着工作的变动而迁移，但人事档案不是需要每天、每周频繁使用的工具和材料，它很可能几年、十几年才使用一次，正因如此，很多人往往会忽视甚至对自己的人事档案不闻不问，“忽视自己的人事档案，往往会带来很大的后遗症”。

　　据估计，仅市人才中心就有逾万件人事档案长期无人过问（不包括退休、死亡和长时间出国等人员长期存放的档案），这其中有大量被认为是失踪的档案。

　　 [答疑解惑]

　　■人事档案是如何形成的？有什么内容？

　　人事档案是在人才培养、选拔、录用过程中逐步形成的，其内容主要包括教育经历和工作经历，工作表现和政治思想等内容，当然也有婚姻情况等内容。

　　■人事档案具体有什么用？

　　单位用人时，提供相关人事信息；社会事务中也需要出具相关人事档案信息证明，包括办公证、工龄（养老、年休假、特殊工种等）证明，国家机关、公安、检察、法院等机关调查取证。

　　■跳槽、办理户籍是否需要人事档案？

　　入职前，大多数单位要调查人事档案情况，入职后，大多数单位要调取人事档案。外省市人才入户上海需要人事档案，办理上海市居住证积分也需要调取人事档案。

　　■个人可以保管自己的人事档案吗？人事档案如何保管，保管在哪里？

　　不允许个人保管自己的人事档案。有保管权的单位可以自行保管人事档案，否则单位必须委托市或区县人才中心、区县就促中心、部分行业人才服务机构等保管人事档案。

　　■个人能否查询人事档案？

　　个人不能查询自己的人事档案具体内容，但个人可以协助单位、相关机构查询自己人事档案的相关内容，如个人为公证可以协助出具人事档案的工龄证明等。

　　■长期无人过问的“死档”会不会被丢弃？

　　长期无人过问的“死档”，管理机构不会丢弃和销毁，即便是人死亡，目前管理机构也不丢弃和销毁死亡人员的档案。

　　■人事档案保管如何收费？

　　从1990年开始，上海按照国家规定，对单位委托的人事档案，按每人每月20元的标准收费；个人委托的人事档案，每人每月收费15元。随着社会经济的发展，从2011年起，上海不再收取个人委托的人事档案管理费，并将单位委托管理的人事档案管理费降至每人每年100－200元。从2013年开始，单位委托管理的人事档案管理费调至每人每月12元。

　　■人事档案可能丢失吗？如果丢失怎么办，是否可以挂失和补办？

　　一般情况下，人事档案不会丢失，也有单位因为搬迁、关闭等原因遗失人事档案。人事档案遗失后，相关单位、保管机构必须尽快补建遗失者的人事档案。

　　■电子档案有何好处？人事档案有没有希望全国联网？

　　电子档案的最大好处在于便于保管、保管时间长和方便查询。据市人才中心相关负责人介绍，国家正在研究人事档案全国联网事宜，但这需要一个过程，近期难以做到全国联网。