关于印发《上海工会职工法律援助案件档案管理办法》的通知

沪工总劳〔2016〕120号

各区县局（产业）工会：

　　为进一步规范工会职工法律援助案件的文书立卷和档案管理工作，市总工会制定了《上海工会职工法律援助案件档案管理办法》，现印发给你们，请结合本地区、本系统和本单位实际，认真贯彻落实。

　　上海市总工会

　　2016年4月27日

上海工会职工法律援助案件档案管理办法

　　第一条为进一步规范工会职工法律援助案件的文书立卷和档案管理工作，根据工会职工法律援助的实际情况，制定本办法。

　　第二条市总工会职工法律援助中心负责管理本级法律援助中心受理的法律援助案件的文书立卷和档案管理，接受市总工会劳动关系工作部的监督和检查。

　　各区县总工会职工法律援助中心负责集中统一管理本辖区法律援助案件的文书立卷和档案管理，确保档案的完整性和保密性，接受同级工会法律援助业务管理部门的指导、监督和检查。

　　第三条各级职工法律援助中心应配备专人从事职工法律援助档案管理，主要负责：

　　（一）本辖区法律援助案件的文书立卷工作；

　　（二）本辖区法律援助案件的档案归档和管理工作；

　　（三）指导、督促本辖区已办结的法律援助案件结案材料的报送工作；

　　（四）为已办理过审批手续的单位或个人提供档案的查阅和复印；

　　（五）有关档案管理的其他工作。

　　第四条咨询类法律援助案件应当按月进行立卷归档，案卷应包括当月接待情况汇总表和个案咨询接待情况记录表。

　　已录入上海工会法律援助服务平台的咨询类案件可不立卷归档。

　　第五条咨询类以外的其他法律援助案件应当根据一案一卷的原则分别进行立卷。

　　第六条代书类法律援助案件应按照以下顺序进行立卷。

　　1.法律援助申请书；

　　2.申请人身份证明；

　　3.代书的法律文书。

　　同一法律援助承办人员既为职工提供代写法律文书服务，又提供与代写法律文书相对应的仲裁、诉讼援助的，按照仲裁诉讼类法律援助案件进行立卷，不再单独进行代书立卷。

　　第七条一般协商调解类案件按照以下顺序进行立卷。

　　1.法律援助申请书；

　　2.申请人及被申请人身份证明；

　　3.调解协议书（调解成功案卷）；

　　4.调解终结书（调解不成功案卷）；

　　5.调解人身份证明；

　　6.案件受理审批表；

　　7.办案补贴申请及审批表。

　　受仲裁、法院委托或指派的案件应按照以下顺序进行立卷。

　　1.仲裁申请书/起诉状/上诉状；

　　2.调解书/协议书/撤诉书（调解成功案卷）；

　　3.调解终结书/裁决书（调解不成功案卷）；

　　4.调解人身份证明；

　　5.案件受理审批表；

　　6.办案补贴申请及审批表。

　　第八条仲裁诉讼类法律援助案件应根据法律援助及仲裁、诉讼程序的客观进程以及形成文书的时间，按照以下顺序进行立卷：

　　1.法律援助申请书；

　　2.申请人身份证明；

　　3.生活困难状况证明表；

　　4.法律援助指派通知书；

　　5.授权委托书；

　　6.职工法律援助告知书、诉讼风险告知书、会见笔录等；

　　7.工会职工法律援助中心公函；

　　8.仲裁申请书、起诉状、上诉书、答辩状等；

　　9.主要证据复印件；

　　10.调解书、裁决书、判决书、撤诉书、裁定书等；

　　11.结案报告；

　　12.案件受理审批表；

　　13.法律服务意见反馈表；

　　14.办案补贴申请及审批表；

　　15.其他需要归档的材料。

　　案卷至少应当具备1、2、4、5、8、10、11、12、14项材料。

　　第九条当事人撤回法律援助申请或者出现终止情形的法律援助案件，不视为法律援助承办人员已提供法律援助服务，由档案管理人员负责结案归档。

　　承办人员已经开展立案、开庭等实质性工作的，视为法律援助案件已办结，由承办人员根据本办法办理结案手续。

　　第十条档案管理人员接收案卷材料时，应当逐卷查点清楚，检查案卷质量。对不符合立卷要求的案卷材料，应当要求法律援助案件承办人员进行补正。

　　第十一条随卷归档不能附卷的证物，应拍成照片或制作光盘附卷保管，同时标明证物的名称、数量、规格、特征。

　　第十二条对已立卷完毕的案卷，应当按照年份、辖区、提供法律援助类型、案号的顺序进行归档。

　　提供咨询、代书、协商调解、仲裁诉讼法律援助服务的，以“咨、代、调、诉”为简称分别进行归档。不予法律援助以及出现终止情形的法律援助案件以“通”为简称分别进行归档

　　第十三条归档后的案卷，应当按照类型、年度、案号的顺序分别排列保管。

　　第十四条因劳动仲裁不予受理进入人民法院一审的案件，不视为仲裁阶段提供法律援助服务，不再单设法律援助案号，仲裁阶段案卷材料并入法院一审案卷进行立卷。

　　第十五条二人以上多人案件应当分别受理，在全部案件结案后统一立卷归档。

　　第十六条法律援助案件受援人、承办人需要查询与本人相关或参与代理的案卷材料的，应向职工法律援助中心申请，经准许后方可查阅、摘抄或复印。

　　第十七条外单位需要查阅案卷档案的，应凭本单位公函、介绍信，并经职工法律援助中心主管领导批准，方得查阅、摘抄或复印。涉及商业秘密和个人隐私的案卷不得查阅，必须查阅时，应经同级工会法律援助业务管理部门领导批准。

　　外单位来函索要法律文书或其他证明材料，根据外调要求，按规定查抄寄送，或通知该单位派人阅卷。

　　第十八条法律援助案卷档案的保管期限分为长期、短期两种。

　　仲裁诉讼类案件档案保管属长期保管类型，期限10年。

　　仲裁诉讼以外类案件属短期保管类型，其中协商调解类案件档案保管期限5年，咨询类、代书类案件档案保管期限2年。

　　第十九条各级职工法律援助中心对保管期限已满的档案，应会同同级工会法律援助业务管理部门、财务、经审等部门共同进行审查。经审查已无继续保存价值的案卷予以销毁，对仍有继续保存价值的案卷，延长保管期限。

　　第二十条本规定未尽事项，各区县总工会在不违反本办法的前提下，可以根据本地区实际情况制定操作细则。

　　第二十一条本规定由上海市总工会劳动关系工作部负责解释。

　　第二十二条本规定自公布之日起实行。