关于印发《代理记账行业执业规范指引第3号——代理银行支付业务》的通知
23.03.2019 11:51
本文来源: 财政局
第一章 总则
第一条 为了规范代理记账行业办理代理银行支付业务，明确执业要求，保证执业质量，制定本指引。 第二条 本指引适用于代理记账机构接受委托人委托办理代理银行支付业务。 本指引所称代理记账机构是指在本市依法取得代理记账资格，从事代理记账业务的机构。 本指引所称委托人是指委托代理记账机构办理代理银行支付业务的公司、企业等单位。 本指引所称代理银行支付是指代理记账机构接受委托人的委托，根据委托人具体支付行为的授权，按照有关法律法规及相关规定进行单次单批的银行付款，包括审核原始单据，填写纸质付款凭证或者通过网上银行填写电子付款凭证，办理银行付款手续。 第三条 代理记账机构办理代理银行支付业务，应当遵守《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国票据法》、以及国家有关现金管理和支付结算办法的规定。 第四条 本指引提供有关代理银行支付业务内容、程序和方法的具体指导。代理记账机构办理代理银行支付业务时，可以根据有关法律法规规定，结合具体情况运用专业判断做出相应处理。 第五条 本指引包含承接业务、编制计划、业务规范、质量控制、档案管理等内容。第二章 承接业务 第一节 了解委托人基本情况 第六条 在承接业务之前，代理记账机构执业人员应当了解委托人基本情况，初步调查委托人内部控制制度和执行情况，评估委托风险，并与委托人就约定事项进行商议，明确委托目的及范围。 第七条 代理记账机构执业人员应当通过与委托人管理当局座谈、实地参观、查阅各项管理制度等方法，了解委托人的基本情况。基本情况应当考虑以下主要因素： （一）所属行业、业务性质、经营规模与特点，以及管理组织结构； （二）经营情况及经营风险； （三）财务管理制度； （四）银行支付流程及审批制度； （五）是否存在经济纠纷、诉讼事件及违法违规行为； （六）其他与签订代理银行支付业务约定书相关的事项。
第二节 签订代理银行支付业务约定书 第八条 代理记账机构执业人员对委托人的基本情况进行了解后，应当充分评估委托风险及自身的执业胜任能力，以确定是否承接此项业务。 第九条 代理记账机构拟承接代理银行支付业务的，应当在办理代理银行支付业务前，与委托人就代理银行支付业务约定条款达成一致意见，并签订业务约定书，以避免双方对代理银行支付业务的理解产生分歧。 第十条 代理银行支付业务约定书是代理记账机构与委托人共同签订的，以确定代理银行支付业务的委托与受托关系，明确委托目的、委托范围，以及双方责任与义务等事项的书面合约。业务约定书除应具备法律规定的基本条款外，还应明确以下基本内容： （一）签约双方的名称； （二）委托的业务范围，执行银行支付业务的要求； （三）双方应承担的相应责任； （四）委托业务的收费； （五）业务约定书的有效期间； （六）有关业务终止的约定； （七）违约责任； （八）签约双方认为应约定的其他事项； （九）签约时间。 第十一条 代理银行支付业务约定书签订完成后，代理记账机构应对代理银行支付业务约定书统一编号，并归入代理银行支付业务档案。
第三节 确认代理银行支付业务流程 第十二条 签订业务约定书后，代理记账机构应该派出专业团队，对委托人的组织架构、银行支付流程、审批制度等进行实地调研，出具书面的代理银行支付流程确认书（以下简称支付流程确认书），经委托双方盖章确认，委托双方各执一份。代理记账机构应该严格按约定的代理银行支付业务流程执行代理业务。 第十三条 支付流程确认书应明确以下主要事项： （一）授权委托代理支付的银行账户。包括账户种类、开户行、银行账号等。 （二）委托支付方式。明确手工支付、网银支付等的具体方式。 （三）支付权限。明确委托人指定的支付授权人，以及授权人的审批限额和审批范围。 （四）支付审批信息的确认方式和识别要素。委托人指定的支付授权人审批信息的确认方式有邮件通知支付、原始凭证支付或其他方式支付。不同的确认方式应当确定相应识别要素。邮件通知支付的，应明确授权人及相应邮箱。原始凭证支付的，应明确原始凭证的交接方式及交接人。其他方式支付的，应明确授权人以及相应文书等。 （五）支付时效。明确立即支付、固定期限支付、指定日期支付等。 （六）支付职责。应明确不同委托支付方式下的支付职责分工。 手工支付的，通过法人章和财务专用章由委托人和代理记账机构的分别保管，实现银行付款过程的共同参与和相互牵制；或者法人章和财务专用章均委托代理记账机构保管，由代理记账机构全权付款。 网银支付的，通过银行密钥由委托人和代理记账机构的分别保管，实现银行付款过程的共同参与和相互牵制；或者银行密钥均委托代理记账机构保管，由代理记账机构全权付款。 （七）支付业务流程。根据委托人的委托支付方式、支付授权权限、支付时效、支付分工等，设计约定相应业务流程。 （八）其他约定。 第十四条 支付流程确认书签署后，委托双方应严格按约定的流程执行，当流程约定的内容发生变化，应重新确认支付流程，并经委托双方书面确认。
第三章 编制计划
第十五条 代理记账机构接受委托人委托后，应当委派具有相应执业胜任能力的执业人员为委托人办理代理业务。 第十六条 代理记账机构执业人员应当在办理代理银行支付业务前，根据业务约定书及支付流程确认书编制代理银行支付业务工作计划，以有效执行代理银行支付业务并确保执业质量。 第十七条 代理银行支付工作计划是代理记账机构为完成代理银行支付业务，在具体执行代理银行支付程序之前编制的工作计划。在计划代理银行支付业务工作时，执业人员应当考虑以下主要因素： （一）业务约定书以及支付流程确认书的条款； （二）委托人所属行业及经营特点； （三）委托人的经营规模，及原有银行支付业务的审批制度及流程； （四）委托人的开户银行有关的支付管理要求； （五）委托人对银行支付业务的要求，考虑重要性以及代理银行支付业务风险要素； （六）业务流程中关键业务岗位不相容的要求； （七）参与业务的人员及其技能的要求。 第十八条 代理银行支付工作计划一般应包括以下基本内容： （一）委托人基本情况 委托人所属行业及特点；业务性质、组织结构、经营规模、经营情况及经营风险；银行支付业务审批制度等。 （二）委托人银行支付的基础信息 1．开户银行信息及联系方式； 2．银行支付方式； 3．指定支付授权人信息及权限； 4．支付审批制度及审批流程。 （三）项目组成员及职责分工 在确定项目组成员，特别是确定项目负责人时，应充分考虑其从业经验、胜任能力及独立性，并根据各自特长合理分工。 （四）其他有关内容 根据委托人的情况，其他应当特别考虑的相关情况。 第十九条 代理银行支付工作计划编制完成以后，应附代理银行支付业务约定书、支付流程确认书及其他相关资料一并交由代理记账机构有关业务负责人审核和批准。重大项目的代理银行支付业务工作计划，应经代理记账机构主要业务负责人审核和批准，并签署审核和批准意见。 第二十条 代理银行支付工作计划，应审核以下主要事项： （一）时间预算是否合理； （二）项目组成员的选派与分工是否恰当； （三）工作计划能否达到业务约定的预期委托目标； （四）能否有效控制业务风险。 第二十一条 计划代理银行支付业务工作不是一个孤立的阶段，而是整个代理银行支付业务中持续的、不断修正的过程。 由于未预期事项，业务情况发生变化等因素，执业人员可以根据实际情况，在业务实施过程中进行必要的调整，修订计划实施范围、程序和时间等。执业人员应将调整后的代理银行支付业务工作计划，按照要求交由有关业务负责人或主要业务负责人审核和批准。第四章 业务规范
第二十二条 代理记账机构在办理代理银行支付业务时，应当严格遵循业务约定书及支付流程确认书的约定，如发现委托人提交的付款申请与约定不符的或违反相关法律法规的，应退回要求其予以补正，不能补正的应拒绝受理。 第二十三条 代理记账机构应当根据支付流程确认书，在代理银行支付过程中遵循以下四个步骤: （一）取得委托人代理银行支付的审批信息及资料； （二）审核委托人提交的代理银行支付的审批信息及资料； （三）为委托人办理银行付款； （四）每月编制银行存款余额调节表及其他报表。 第二十四条 代理记账机构取得委托人代理银行支付的审批信息时，应确认审批信息与支付流程确认书相关约定是否相符。应着重审核以下信息： （一）授权人是否与支付流程确认书中委托人指定的授权人相一致； （二）授权人的提交信息是否符合支付流程确认书中有关审批限额和审批范围； （三）审批信息是否符合支付流程确认书认可的确认方式及识别要素。 第二十五条 代理记账机构应按业务约定书及支付流程确认书，对授权人提交的代理银行支付的审批资料进行审核。通常审核的内容包括： （一）供应商付款信息审核 1. 发票上的供应商名称与合同或订单上的是否一致； 2. 授权人已审核通过的供应商的货物或服务的名称，与发票上货物或服务名称是否一致； 3. 授权人已审核通过的供应商的发货数量或服务频次，与发票上发货数量或服务频次是否一致； 4. 授权人已审核通过的供应商发票总金额，与发票上的总金额是否一致； 5. 委托双方约定的其他事项。 （二）员工报销信息审核 1. 员工报销申请表是否按规定经过委托人内部审核； 2. 员工提供的报销发票金额与员工报销申请表的金额是否一致（除另有规定的除外）； 3. 员工提供的报销发票的抬头及纳税人识别号与委托人的是否一致； 4. 员工报销的发票属性与员工报销申请表上的填写内容是否一致； 5. 委托双方约定的其他事项。 （三）往来款及工资薪金支付审核 1. 付款申请表是否履行了委托人内部的审核程序； 2. 付款金额和对方账户与相关附件信息一致； 3. 委托双方约定的其他事项。 第二十六条 代理记账机构在填制付款单前，需要确认委托人银行账户是否有足够余额支付当期的所有付款。如果委托人银行余额不足，应及时告知委托人。 第二十七条 代理记账机构以手工方式为委托人办理银行支付时，应当关注以下几个方面： （一）确认有足够的空白银行付款单可供使用，包括支票、贷记凭证、电汇凭证等； （二）按照审核过的付款资料，准确填写银行付款单，包括付款日期、收款人全名、银行账户信息、金额、用途等； （三）将已填写完整的银行付款单交由代理记账机构指定复核人进行审核； （四）审核后的银行付款单，申请加盖委托人的银行预留印鉴（采取双方分别支付方式的，应及时与委托人联系，加盖委托人所保管的银行预留印鉴）； （五）将已加盖银行预留印鉴的银行付款单，送达委托人的开户银行，进行银行付款； （六）收到银行扣款回单，确认付款成功。 第二十八条 代理记账机构以网银方式为委托人办理银行支付时，应当关注以下几个方面： （一）在网上银行建立供应商或员工银行信息，并保存于付款模板； （二）按照审核过的付款资料，在网银系统填写网上银行付款单，包括付款日期、收款单位或个人全名、银行账户名称、银行账号信息、付款金额、用途等； （三）代理记账机构指定复核人对网上银行付款单进行审核； （四）在网银系统填报网上银行付款单（采取双方分别支付方式的，应及时通知委托人在网上银行办理复核），完成付款单的生成和提交； （五）收到银行扣款回单，确认付款成功。 第二十九条 代理记账机构应该在每月完成所有银行支付业务后，对照委托人开户行提供的银行对账单，为委托人编制银行存款余额调节表，确保经过调节后的账面存款与银行存款一致。 第三十条 代理记账机构应对委托人的银行预留印鉴章或网银密钥妥善保管，实施完善的内部控制程序，严格遵守不相容职务分离原则和授权使用原则，确保其使用的安全性。第五章 质量控制
第三十一条 为保证代理银行支付业务质量，代理记账机构应当实施有效的职业道德规范和业务质量控制规范。 第三十二条 职业道德规范。代理记账机构应当加强职业道德教育，引导和督促执业人员遵守职业道德规范，恪守独立、客观、公正原则。 第三十三条 业务质量控制规范分为两个层次： （一）代理银行支付工作全面质量控制政策与程序； （二）代理银行支付业务的质量控制程序。 第三十四条 代理记账机构应制定和运用以下全面质量控制政策和程序： （一）业务承接 代理记账机构承接代理银行支付业务，应当考虑其自身能力和独立性，以及委托人管理当局是否正直、诚实等因素。 （二）工作委派 代理记账机构应当根据业务性质及复杂程度，将代理银行支付业务委派给具有相应专业胜任能力的人员。 代理记账机构应当确保全体执业人员达到并保持履行其职责所需要的专业胜任能力，以应有的职业谨慎态度执行代理银行支付业务；应当为全体执业人员提供适当的专业培训，以提高其专业胜任能力。 （三）分级督导 代理记账机构应当建立分级督导制度，要求各级督导人员对各层次的代理银行支付工作进行指导、监督和复核。 督导人员是指对代理银行支付工作负有指导、监督和复核责任的各级人员，包括代理记账机构业务负责人、对代理银行支付项目负直接责任的项目负责人和负有督导责任的其他人员。 第三十五条 代理记账机构各级督导人员应当根据代理银行支付业务人员的专业胜任能力等因素，合理确定对其工作进行指导、监督和复核的方式及程度，并实施具体的监督和复核程序。代理记账机构对代理银行支付业务至少执行二级复核程序，一级复核由项目负责人实施，二级复核由相关督导人员实施。通过对业务人员的具体银行支付工作及时进行复核，以合理保证： （一）代理银行支付工作已按具体工作计划及支付流程确认书的要求进行； （二）代理银行支付工作过程已适当记录； （三）收集的资料是否充分、适当，并经委托人确认无误； （四）预定的委托目标已实现； （五）与委托人的沟通记录完整、真实； （六）遵循法律法规及相关规定。 第三十六条 代理记账机构应当保持职业的谨慎性，进行风险评估，对委托人重大项目的支付项目，应当加强管理，增加复核环节，必要时应保留按照支付流程确认书支付的证明材料。第六章 档案管理
第三十七条 本指引所称的代理银行支付档案是指代理记账机构在办理代理银行支付业务过程中形成的如实记载执行业务始末的文件及资料。 代理记账机构承接委托人代理银行支付业务时，一并承接委托人代理记账业务的，代理银行支付档案管理则按照本指引第1号——代理记账业务的档案管理规定执行。 第三十八条 代理银行支付档案主要包括：代理银行支付业务约定书、代理银行支付流程确认书、工作计划表、付款申请单、供应商发票、员工报销发票、银行扣款回单、银行对账单、银行存款余额调节表及其他相关资料等。 以电子形式保管代理银行支付档案的，应符合《会计档案管理办法》的相关规定。 第三十九条 代理银行支付档案按照会计档案和机构自存档案进行分类。属于会计档案的包括付款申请单、供应商发票、员工报销发票、银行扣款回单、银行对账单、银行存款余额调节表及其他相关资料等。属于机构自存档案的包括代理银行支付业务约定书、代理银行支付流程确认书、工作计划表，重要业务付款的证明材料等。 第四十条 代理记账机构应当建立代理银行支付档案管理制度，实行一户一档，分门别类，专人负责管理。 第四十一条 代理银行支付业务完成后，应及时将有关代理资料按要求整理归类、装订、立卷、保存、归档。 第四十二条 代理记账机构应当按委托协议的约定或至少于会计年度终了向委托人移交代理银行支付业务中的会计档案，并办理交接手续。附录1：代理银行支付业务约定书（范例） 附录2：代理银行支付流程确认书（范例） 附录3：代理银行支付工作计划（范例） 附录4：银行存款余额调节表（范例）
本文来源: 财政局
23.03.2019 11:51
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