浦东新区档案馆加大存量档案全文数字化推进力度

近日，浦东新区档案局（馆）存量档案全文数字化项目（以下简称“数字化项目”）2016年目标任务正式启动，计划年内投资6000万元，在2015年首期启动的基础上，完成第二批48万卷约1.33亿页档案数字化任务， 2016年底使馆藏档案数字化总量达到4.11亿页，推动馆藏档案数字化率再上一个新台阶。

浦东新区实行综合档案和城建档案统一管理、资源共享的管理机制，区档案馆馆藏档案基数巨大。区划调整以来，随着浦东城乡建设迅猛发展及各项民生政策陆续出台，档案进馆量更是以年均15-20%的速度持续激增，至2014年底已突破300万卷（件）。为解决馆藏量巨大与档案数字化步伐相对滞后的矛盾，为“物理分散、逻辑集中、异地服务、全网共享”的档案远程服务体系建设奠定坚实的资源基础，浦东新区档案局（馆）把加快推进档案数字化全覆盖工程列为“十三五”时期区域档案事业发展的重点目标任务之一，写入《关于加强和改进新形势下浦东新区档案工作的实施意见》。在区委、区政府的关心重视下，此项工作得到区财政的大力支持，明确了总额2.8亿元的档案数字化专项资金分期拨付、分批完成的工作方案，计划用五年时间，集中完成总量约220万卷共4.8亿页的馆藏存量纸质档案全文数字化。

2015年7月，浦东新区档案局（馆）首期投入3000万元，正式启动数字化专项工作。局（馆）上下高度重视，将其视为推进浦东新区档案工作可持续发展的百年大计，精心筹划，稳步推进，严格监管，确保各阶段的工作任务如期、高质量完成。一是加强组织领导，科学统筹部署。项目由费美荣副局（馆）长牵头，抽调多名优秀中青年骨干组成专项工作组，并明确了各部门的配合保障机制，配备专门场地和设备开展工作。认真排摸馆藏档案中各类别尚未数字化的档案，制定详细的整体和阶段性推进方案，对涉及民生、利用率高的档案类别优先安排数字化。数字化项目列入局班子集体议事范围和全局重点工作督办事项，定期通报进展，及时研究解决疑难问题。二是引入社会力量，提高工作效率。局（馆）通过政府招标，引入三家从业资质过硬、大批量数字化项目经验丰富的档案社会化服务企业作为合作伙伴，配合局（馆）完成扫描、著录、数据挂接等基础操作。在局（馆）的指导和监督下，三家企业都形成了相对稳定的作业模式，严格按照技术标准和规章制度办事。随着业务量的增加，三家企业根据局（馆）的要求，及时调整人员和流程安排，提升技术水平，在确保质量的同时最大限度提高工作效率。三是强化制度约束，狠抓质量管理。制定并严格执行安全保密管理、质量抽查验收、档案出入库交接等规章制度，编制了包括数字化扫描、著录、挂接等各个环节的详细操作指南、技术标准和流程图，并建立详细的工作台账；认真抓好质检，坚持扫描件与原件保持一致、要素与挂接保持一致的原则，对不符合要求的坚决退回整改。四是多管齐下监督，筑牢安全防线。局（馆）严格执行《档案数字化外包安全管理规范》的要求，与项目各方签订了安全保密协议。严肃工作纪律，通过人防和技防相结合的机制，抓好企业操作人员的安全保密监督检查，排除人为安全隐患尤其是电子档案泄密。实施查档服务应急预案，确保大批量档案数字化过程中档案的交接、清点、出入库缜密规范、万无一失。

在下一阶段的工作中，档案局（馆）将在总结启动阶段经验和问题的基础上，从制度完善、技术改进、流程优化等多方面努力提高，加大项目推进力度，并加快“后台”与“前台”的对接，完成数字化一批、上线调阅利用一批，使人民群众充分感受到现代档案服务的便捷高效。

（浦东新区档案局 文/施雯 俞正莺 图/俞正莺）