浦东新区档案局、保密局联合开展档案业务外包服务安全检查

2014年11月上旬至中旬，浦东新区档案局、保密局联合开展了档案业务外包服务安全管理专项检查，从全区购买档案外包服务的建档单位中抽取了7家进行集中检查。被抽检的单位包括机关、街镇、集团公司等多种类型，并涉及不同的外包服务企业。

近年来，随着社会档案意识的提升，各单位档案门类逐步健全、档案数量急速增长，远程共享的档案公共服务体系逐步建立，对档案整理编制和信息化工作的需求日益增长。激增的档案管理工作量同现在机构、人员的精简形成了突出的矛盾，档案整理、保管、信息化处理等外包服务应运而生。但由于这个新兴市场还远未达到成熟的行业自律程度，档案外包服务过程中存在的档案实体和信息的安全隐患问题亟待引起关注，采取有力措施应对。

浦东新区高度重视、认真抓好档案外包服务安全监管。2012年，国家档案局、上海市档案局出台相关文件后，新区档案局即认真组织贯彻落实，于2012年7月印发了加强浦东新区档案数字化和信息化服务外包管理的通知，对全区建档单位提出了增强风险意识、落实安全责任、强化档案外包服务全程监管等工作要求，并明确了档案数字化外包服务登记备案制度。2014年4月，新区档案局、保密局又联合印发通知，对档案外包服务机构资质审查、档案整理和数字化加工场所管理、外包企业从业人员监督管理、外包服务加工设备监督管理、档案实体托管寄存安全管理等涉及档案外包业务的方方面面作了更为具体和刚性的规定，并明确了档案部门和保密管理部门联合开展档案安全保密工作监督指导和执法检查工作机制。

此次检查针对档案外包服务的前期控制、过程监管和后期清理三个环节进行检查。前期控制主要包括市场调研、招标管理、合同约定等，过程监管主要包括制度落实、人员约束、场所和设备管理等，后期清理主要包括服务质量抽检、数据监销等。

检查采取全面自查和重点抽查相结合的方式进行。在自查阶段，各一级建档单位对照文件精神和自查表逐项进行自查，共反馈自查表123份，反馈率为97.6%。通过对反馈情况的比对分析，检查组重点抽取了陆家嘴金融贸易区管委会（筹）、区总工会、区商务委、金桥集团公司、高桥镇等7家单位进行实地检查。

检查结果显示，被检单位普遍重视档案外包服务安全问题，都能加强外包服务全过程管理。一是做好事前评估，认真审核服务企业的资质，对其聘用的工作人员进行身份审查，有健全的合同及保密协议，其中陆家嘴金融贸易区管委会（筹）还有专门的法律认可意见书；二是建立了严格的外包服务规章制度；三是注重人员、场地和设备监管，自备外包服务工作场地，派员现场监管，如商务委禁止服务企业工作人员携带通讯工具和电子设备入场；四是做好后续数据监销工作，确保服务企业所用设备中无信息留存、所用存储介质退回委托单位；五是都严格执行了涉密和敏感档案“不外包、不托管、不上网”的保密规定。同时，也发现了一些尚待引起重视的隐患问题，如存量档案的密级梳理工作尚未正常开展、档案运输过程中的密封管理重视不够等。检查组也就存在的问题向被检单位一一提出了整改意见。

此次检查增强了各级各类档案机构和档案从业人员“为党管档、为国守史”的使命感和责任心，使其充分认识到了档案实体安全和信息保密的极端重要性，对今后切实抓好档案外包服务风险防范、确保国家秘密安全，促进档案信息化工作健康发展起到了良好的警示作用。

（浦东新区档案局 罗懿）