浦东新区档案局下足“绣花”功 多举措服务优化营商环境
围绕“人民城市人民建，人民城市为人民”的新时代人民城市新使命，浦东新区档案局充分运用档案服务“一网通办”平台和档案大数据信息服务，聚焦档案管理更高效、利用更便捷、服务更精准，进一步畅通办理渠道。努力实现需求智能发现、办事主动提醒、服务精准推送，加快档案工作从“被动等待”向“主动服务”转变，从“能办”向“好办”提升，从多次往返向“一次办结”进阶，下足“绣花”功多措并举提升档案精细精准管理服务水平。
主动服务“加法”做足，提升档案服务的“幸福”指数。 受新冠疫情影响，浦东重大工程建设单位面临着既要抓工程进度又要抓工程资料管理的难题，时间紧、任务重，随着市、区两级重大工程的全面复工，重大工程迎来了建设高峰，新区档案局得知这一情况后，要求建设工程项目档案业务指导“店小二”团队，从建设单位实际出发，主动出击、现场对接、靠前服务，精准施策、主动对接，全方位服务建设单位。
案例：服务上海浦东足球场工程迎接全球电竞盛会
全球英雄联盟电竞迷都在热切期盼的S10全球总决赛全程在上海进行，决战浦东足球场。在建的上海浦东足球场工程由于受疫情影响，工程建设进度有所拖延，但是9月底基本建成投入使用作为比赛场地的后墙已经堵死。复工复产以后，项目主体建设进入最后的冲刺阶段。已经完工的建设桩基、围护、主体钢结构等形成的专业资料较多，归档难度大。刚接到建设单位的指导请求，区档案局“店小二”们立刻行动，采用节点指导的方法，通过上门现场指导、在线技术服务等多途径、多方式帮助该单位进行建设项目档案预立卷工作。“店小二”们没日没夜奋战两个多月，实地了解各个项目复工复产情况与资料收集、整理情况，针对综合竣工验收政策、竣工档案验收标准、规范与质量要求进行现场培训。同时，对采用BIM、装配式建筑等新技术形成的资料归档方式进行了交底。这一方法为重大工程竣工档案限时承诺办理创造了有利条件。复工以来，“店小二”们始终奔波在上海图书馆东馆、上海博物馆东馆、二工大教学城、浦东城市规划公共艺术馆等新区重大工程项目建设工地现场，努力做好重大工程竣工档案验收，做到城建档案指导服务的无缝对接。
案例：一对一精准指导疫情防控档案归档
新区档案局（馆）高度重视疫情防控档案收集归档工作，对全区疫情防控档案采取分级分类指导方式。针对疫情防控重点单位，如区卫健委、疫情防控指挥部、疾控中心等，安排专人一对一服务，确保疫情防控工作与档案工作同推进、共落实。在全区步入复工复产正常工作秩序后，区档案局在保持电话、微信咨询、视频会议等线上指导方式的同时，根据各单位实际需求，做好防护的同时恢复实地指导、培训等工作，指导档案人员做好疫情防控档案收集整理工作，确保应归尽归。至今已完成各单位实地指导50余人次，线上指导200多次。同时针对新冠疫情防控工作领导小组等临时性机构的特殊性，谨防机构撤销导致档案遗失等问题，区档案局积极开展对接工作，派员进驻，上门挖掘档案材料，强化归档意识，协助完成建档工作，确保疫情防控档案资料及时收集、整理和移交。
优化流程的“减法”做实，提升群众利用档案的“便利”指数。 新区档案馆下足“绣花”功夫剪去档案服务的枝丫环节，不断提高群众和企业的办事效率和便利度。近年来，区档案馆在遵循法律政策规定的前提下，针对不同用户群体需求，为自己找麻烦，让群众得方便，让数据多跑腿，让群众得实惠，多次优化简化手续，提升了档案利用的便捷度。
案例：加装电梯“最多跑一次”
7月9日，金枫公寓业委会的代表来档案馆，拿到全套盖有档案证明章的资料后，高兴地表示“加装电梯的事真是柳暗花明又一村啊”。原来，这个建于2004年的小区，居民老龄化程度比较高，小区没有电梯给居民生活造成了不便，今年业主们本想早日开工加装电梯，不料本应由物业公司保存的小区相关建筑材料却丢失了。业委会代表得知档案馆可以查阅利用竣工档案，但需要立项的相关证明文件。面对忐忑不安的业主代表，区档案馆工作人员热情地接待了他们，表示加装电梯是一项惠民工程，为了把“最多跑一次”落到实处，区档案馆简化了查档流程，没有相关证明文件时，可以通过街道或镇政府出具情况说明。业主代表在窗口人员的指导下顺利查阅利用了小区的竣工档案。
案例：查阅房屋用途性质流程大“瘦身”
工商注册时要查房屋用途性质，根据规定要求只有房东本人才能在档案馆查阅相关文件。为优化营商环境，区档案馆与相关部门沟通协调，将流程简化为房客可凭借租赁合同进行查阅利用。这一小小的改动大大增加了商户的获得感，纷纷称赞档案馆为了让百姓少跑腿，在简化流程上费了不少“脑筋”。
科技赋能的“乘法”做亮，让人民感受档案业务也很“潮”。 区档案局始终认为群众利益无小事，一切档案业务建设、系统开发必须以群众需求为导向，以解决问题为导向，以实用管用为导向，让企业和群众少跑腿、好办事、不添堵。以智能化为突破口，全力打造 “看得懂、易上手、办的快”的档案在线政务服务产品，更好地把档案要素和信息资源整合到“一网通办”“一网统管”两张网上，推动档案数据智慧共享，充分为社会所用，为浦东精细治理、精准服务提供支撑。
案例：科研创新推动归档流程再造
近年，浦东新区践行“以人民为中心”的发展理念，着力在“政务侧”打响做优“一网通办”、推进治理体系和治理能力现代化、着力打造“放管服”改革的浦东样本。浦东新区档案局与区行政审批局牵手，研究以“一业一证”审批改革为突破口，进一步推动在线政务服务电子文件在线归档管理和电子档案管理工作。按照在线政务服务“事毕归档”的总体思路进行设计开发，确保每个环节档案审核到位，整个过程可回溯、可追责。经过3个多月的工作调研和系统研发，电子文件在线归档系统已实现了电子文件从业务办理到归档入库的全流程贯通，初步实现了电子文件的闭环管理。该项工作的开展和对于在线政务服务电子文件即时归档，对于实现真正意义上的电子档案单套制管理被认为具有破冰意义。由浦东新区档案局承担研发的《“一网通办”环境下建设项目（工程）文件归档范围及表式应用研究》课题项目第一次针对当前建设工程（项目）竣工档案中普遍存在的项目资料 “国地标混用、形式不统一、内容不一致、更新不及时、应用不规范”等诸多堵点，提出系统性的完善建议，制定统一的管理标准。通过工程资料归档范围“轻量化”、工程资料表式应用“格式化”、档案资料归集“智能化”，为“一网通办”平台资源共享打好了数据基础。课题成果已在上海浦东工程建设管理有限公司、上海四建集团等多家单位试点应用，积累经验。
案例：落实“三新政”档案工作搭上“互联网+”快车道
近年来，区档案馆落实了“数字化审图”“电子化发证”“声像档案数字化接收”这“三项新政”，为上海市综合竣工验收改革作出了档案部门的贡献，并在实践中进一步节省了办事成本，提高了办事效率，为建设单位节约了巨大的打印成本，也在一定程度上节约了档案馆库房资源，起到了提高项目档案进馆质量的积极作用。区档案馆坚持以减轻基层负担、提升验收效率为原则探索新的归档模式。中国船级社上海分社承建的上海规范科研综合楼项目申请到了第一份新区档案馆发放的“电子化证书”，圣戈班新建原材料仓库项目首次应用数字化审图建设项目，上海市配套商品房航头镇新选址基地5号地块H-4商业项目成为浦东新区首个完成声像档案数字化接收进馆的项目。区档案局业务督导部门在这些项目报建伊始就给予高度关注，多次主动联系、上门指导、全程跟踪，获得了建设单位的高度评价。中国船级社上海分社表示：“搭上了信息化快车的档案行政审批更高效、更简化、更便捷了！”
问题短板“除法”做好，凸显档案服务硬核实力。 参与构建井然有序又充满活力的社会治理过程中，区档案局通过深化细化项目档案验收“放管服”改革举措，进一步健全完善服务机制，努力提升广大建设单位对浦东营商环境的幸福感和满意度。同时通过与多个部门通力合作，围绕群众反映的难点堵点问题持续发力，通过了解群众需求、解决民生问题这一循环不断增强群众在基层治理中的参与感，以改革促活力。
案例：积极探索“限时承诺，容缺受理”工作体制。
在确保建设工程项目竣工档案可控可收、确保国家档案资源完整准备的前提下，区档案局细化工作方案，周密安排部署，积极落实上级部门部署的“限时承诺、容缺受理”的工作体制，大胆探索、稳步推进，对项目竣工档案可承诺容缺的范围进行了多次论证，在具体实施中逐步放开。从一开始的只对甲方（建设单位）容缺，到现在实行的对进馆套编制以及相关专业部门验收备案文件也可承诺容缺，保证了进馆套档案在质量上的齐全、完整、准确，为项目竣工档案顺利接收进馆提供有力保障。2019年年初实行以来，至2020年5月底统计数据，在通过了竣工档案验收的278个项目中，53个项目采取了限时承诺的进行容缺受理，其中36个项目已履行承诺完成档案移交手续，占承诺项目的68%，其余17个项目目前尚未超过“承诺期”，预计将按时完成验收工作。“限时承诺，容缺受理”工作体制减轻了进馆单位的负担，探索出了一条“流程最优、期限最短、服务最好”的竣工档案接收进馆“快车道”。
案例：开创“馆室联动”新模式
在区档案馆接待利用窗口，日常接待中常见几类“疑难杂症”，“居民死亡医学证明”档案正是群众呼声较高的档案门类，此前因其形成和保管的主体是疾控中心，未能在档案馆及时满足群众的查阅需求，为此区档案馆成功开创了民生档案利用“馆室联动”新模式，完成数字化“居民死亡医学证明”档案数据内容成功挂接至档案馆查阅利用系统，档案馆窗口可直接为居民现场提供出证利用服务。针对需查阅实体档案的情况，新区档案馆与新区疾控中心档案室建立了联动协作机制，通过传真等方式保障居民查阅利用顺畅。本着“群众利益无小事”的原则，通过档案馆工作人员的不懈努力，化解了多个难题并为群众提供了较好的解决方案，提升了民生档案查阅利用服务的能级。
即将到来的“十四五”时期，正是档案事业高质量发展的关键时期，浦东新区档案馆将着力提升档案事业发展能级，准确把握档案事业转型发展方向，推动档案服务与“互联网+”深度融合，打造档案信息整合、资源共建共享的信息总库，扩大电子档案“单套制”管理模式的覆盖范围，切实做到民有所呼我有所应，民有所需我有所为，将档案服务这一城市治理中的节点端点打造为城市生命网中的亮点特点！
（浦东新区档案局 黄煜）