推广档案管理新软件，提升归档案卷质量——上海大学召开2015年全校兼职档案员培训会
4月14日至16日，上海大学2015年兼职档案员培训会议在校计算中心D楼315实验室举行。今年的培训会按机关部处、直属单位、院系分三场进行。档案馆收集指导室全体老师及83个归档单位的150余名兼职档案参加了本次培训。
会上，徐国明馆长、郑维副馆长首先从所获荣誉、完成的学校层面KPI指标、日常工作及馆重点思考谋划推进的工作等方面总结了档案馆2014年在档案资源体系、保管体系、服务利用体系、文化宣传编研、信息化建设和人员队伍建设诸多方面的工作情况，并对全体兼职档案员对学校档案工作的支持表示感谢；接着又向兼职档案员介绍了档案馆2015年的主要工作，即9项KPI指标、以“本”、“人”为中心的档案馆日常工作理念、档案工作质量建设工作、口述上海大学暨建立人物档案工作、大类招生后首届毕业生档案管理工作等。新档案管理软件是本次兼职档案员会议的中心议题，两位馆长对管理软件的研发背景进行了介绍，并对2015年归档时间节点作了要求。
之后，收集指导室陈思羽老师、许晓蕙老师向全体兼职档案员介绍新软件并进行使用方法的培训。经过半年多时间的调研，档案馆于2013年6月正式开始研发新系统，历时一年多，于2014年9月开始在学校15个学院及部门试点，在试点成功的基础上被纳入了2015年档案馆KPI在全校推广。该系统根据上海大学文件产生特点，在保证管理系统大框架的前提下，在诸多使用细节上进行优化，既保证了归档流程的通畅，又提升了档案馆工作人员和兼职档案员的使用体验，相比原归档系统新档案管理软件功能更强大、性能更稳定、操作更便捷，为上海大学数字档案馆的整体及后续建设打下扎实的基础。
今年是上海大学档案工作的质量建设年。在培训会上，针对去年归档案卷产生的问题，收集指导室两位老师以直观的PPT详细讲解案例，提出指导意见和要求。此外，档案馆也建立了案卷质量标准体系，明确责任、规范流程、严格考核。
今年的全校兼职档案员培训会在多个方面进行了改进——培训地点从档案馆会议室改换到了计算机房，人手一台电脑实时操作体验，使培训更为直观；将纸质培训材料改换为视频教程，提升培训效果；邀请试点单位兼职档案员“现身说法”，以实例来增强新系统使用的说服力。这是档案馆收集工作中的一次崭新的尝试，档案馆在今后的工作中将继续依托全校兼职档案员之力，立足自身，开拓创新，力争为全校提供更高效更全面的档案服务。